คลิกที่นี่ https://drive.google.com/file/d/0BwUW2VeEMU_xTHpIN1RCQzZNVUk/edit?usp=sharing
เรื่อง บัญชีแยกประเภท
สมุดบัญชีแยกประเภทเป็นสมุดบัญชีขั้นปลายที่ใช้บันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยจำแนกออกให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการที่จะนำข้อมูลไปใช้ในการสรุปผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด คือ
1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทหลักที่กิจการจะต้องจัดทำ โดยสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนี้จะประกอบไปด้วยบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นต้น
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยที่กิจการจะจัดทำหรือไม่ก็ได้ แต่ถ้าจัดทำก็จะช่วยให้ทราบข้อมูลได้ละเอียดมากขึ้น ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยจะประกอบด้วย
- สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (Accounts Receivable Ledger)เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้ โดยแยกลูกหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นลูกหนี้-นาย ก ลูกหนี้-นางสาว ข เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีลูกหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีลูกหนี้รายตัว
- สมุดบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Accounts Payable Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของเจ้าหนี้ โดยแยกเจ้าหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นเจ้าหนี้-นาย เอ เจ้าหนี้-นางสาว บี เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีเจ้าหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีเจ้าหนี้รายตัว เช่นเดียวกันกับบัญชีแยกประเภทลูกหนี้
สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger)
สมุดบัญชีแยกประเภทเป็นสมุดบัญชีขั้นปลายที่ใช้บันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยจำแนกออกให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการที่จะนำข้อมูลไปใช้ในการสรุปผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด คือ
3. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทหลักที่กิจการจะต้องจัดทำ โดยสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนี้จะประกอบไปด้วยบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นต้น
4. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยที่กิจการจะจัดทำหรือไม่ก็ได้ แต่ถ้าจัดทำก็จะช่วยให้ทราบข้อมูลได้ละเอียดมากขึ้น ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยจะประกอบด้วย
- สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (Accounts Receivable Ledger)เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้ โดยแยกลูกหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นลูกหนี้-นาย ก ลูกหนี้-นางสาว ข เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีลูกหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีลูกหนี้รายตัว
- สมุดบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Accounts Payable Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของเจ้าหนี้ โดยแยกเจ้าหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นเจ้าหนี้-นาย เอ เจ้าหนี้-นางสาว บี เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีเจ้าหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีเจ้าหนี้รายตัว เช่นเดียวกันกับบัญชีแยกประเภทลูกหนี้
ในกรณีที่กิจการใช้สมุดบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้และเจ้าหนี้ เพื่อแสดงรายละเอียดของบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้แต่ละรายนั้น เราจะเรียกบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นว่า “บัญชีคุมยอด”เนื่องจากว่าจำนวนเงินของลูกหนี้รายตัวเมื่อรวมกันแล้วจะต้องเท่ากับยอดเงินของบัญชีลูกหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเสมอ เช่นเดียวกันกับบัญชีเจ้าหนี้ จำนวนเงินของเจ้าหนี้รายตัวเมื่อรวมกันแล้วจะต้องเท่ากับยอดเงินของบัญชีเจ้าหนี้ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเสมอเช่นกัน
ในบทแรก ๆ ของหนังสือเล่มนี้จะขออธิบายถึงแต่เฉพาะสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปเท่านั้น สำหรับสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยจะได้อธิบายให้ละเอียดในบทที่ 11 ต่อไป
รูปแบบของสมุดบัญชีแยกประเภท (Account Form)
รูปแบบของสมุดบัญชีแยกประเภทมี 2 รูปแบบ คือ
1. แบบมาตรฐาน (Standard Account Form)
ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี………
(Account Name) (Account No…)
วันที่
(Date)
|
รายการ
(Explanation)
|
หน้าบัญชี
(Ref.)
|
เดบิต
(Debit)
|
วันที่
(Date)
|
รายการ
(Explanation)
|
หน้าบัญชี
(Ref.)
|
เครดิต
(Credit)
| ||||
บัญชีแยกประเภทในรูปแบบมาตรฐานนั้นจะเห็นได้ว่ามีลักษณะคล้ายตัว “T” คือแบ่งบัญชีออกเป็น 2 ด้าน ด้านซ้ายคือด้านเดบิต และด้านขวาคือด้านเครดิต ดังนั้นบัญชีแยกประเภทรูปแบบมาตรฐานนี้จึงมักจะเรียกกันว่า บัญชีตัว “T” หรือ T-Account บัญชีแยกประเภทรูปแบบมาตรฐานนี้จะใช้กับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
2. แบบแสดงยอดคงเหลือ (Balance Account Form)
ชื่อบัญชี เลขที่บัญชี……….
(Account Name) (Account No…)
วันที่
(Date)
|
รายการ
(Explanation)
|
หน้าบัญชี
(Ref.)
|
เดบิต
(Debit)
|
เครดิต
(Credit)
|
ยอดคงเหลือ
(Balance)
| ||||
รูปแบบของสมุดบัญชีแยกประเภทแบบแสดงยอดคงเหลือนี้ จะแสดงให้เห็นถึงยอดคงเหลือของบัญชีทันทีว่าหากมีรายการค้าเกิดขึ้นยอดคงเหลือของบัญชีนั้น ๆ จะเป็นเท่าไร ซึ่งโดยทั่วไปมักจะใช้กับสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยไม่ว่าจะเป็นสมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ และสมุดบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ เพราะจะทำให้ทราบยอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ได้ทันที
การบันทึกรายการในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือที่เรียกกันว่าการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น มีขั้นตอนดังนี้
1. นำชื่อบัญชีที่อยู่ทางด้านเดบิตและเครดิตในสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป หากชื่อบัญชีซ้ำกันก็ให้ใช้ชื่อบัญชีเดิม แต่หากไม่ซ้ำก็ต้องเปิดบัญชีแยกประเภทขึ้นมาใหม่
2. เขียนวันที่ ตามสมุดรายวันทั่วไปในด้านเดบิตหรือเครดิต แล้วแต่ว่าบัญชีนั้นถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านใด
3. ช่องรายการจะใช้เขียนคำอธิบาย โดย
3.1 หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่เป็นการลงทุนใหม่ที่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์เพียงอย่างเดียวมาลงทุน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีที่อยู่ตรงกันข้าม
3.2 หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่เป็นการลงทุนใหม่แต่เจ้าของกิจการนำสินทรัพย์มากกว่าหนึ่งรายการและหรือนำหนี้สินมาลงทุนด้วย ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “สมุดรายวันทั่วไป”
3.3 หากเป็นรายการเปิดบัญชีที่ไม่ใช่เป็นการลงทุนครั้งแรก แต่เป็นการเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ของกิจการ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา”
3.4 หากเป็นรายการค้าปกติของกิจการ ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีที่อยู่ตรงกันข้าม
4. เขียนอ้างอิงหน้าที่ของสมุดรายวันทั่วไปที่บันทึกรายการนั้น ว่ารายการที่ผ่านมาสมุดบัญชีแยกประเภทในครั้งนี้มากจากรายการที่ได้บันทึกแล้วในสมุดรายวันหน้าที่เท่าไร ทั้งนี้เพื่อจะได้ทราบว่ารายการที่บันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นมาจากสมุดรายวันทั่วไปหน้าที่เท่าไร โดยการเขียนอ้างอิงหน้าบัญชีนั้น ให้ใช้อักษรย่อ “รว.” แทนคำว่าสมุดรายวันทั่วไป แล้วตามด้วยเลขหน้าของสมุดรายวันทั่วไป เช่น หากรายการค้านี้ผ่านมาจากสมุดรายวันทั่วไปหน้าที่ 1 ให้เขียนอ้างอิงในช่องหน้าบัญชีว่า “รว. 1”
5. เขียนจำนวนเงินที่ปรากฎในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนให้มีจำนวนเท่ากันตามชื่อบัญชีนั้น ๆ
ตัวอย่างที่ 1
จากตัวอย่างที่ 1 ในบทที่ 3 “บำรุงกลการ” (กรณีรายการเปิดบัญชีเป็นการนำสินทรัพย์เพียงอย่างเดียวมาลงทุน) เราสามารถผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปที่ได้บันทึกไว้แล้วในบทที่ 3 มาสมุดบัญชีแยกประเภทได้ดังนี้
เงินสด 11
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
|
2546
| ||||||||||
ม.ค.
|
1
|
ทุน-นายบำรุง
|
รว.1
|
400,000
|
-
|
ม.ค.
|
2
|
อุปกรณ์ซ่อม
|
รว.1
|
150,000
|
-
|
5
|
รายได้ค่าซ่อม
|
รว.1
|
15,000
|
-
|
8
|
อุปกรณ์ซ่อม
|
รว.1
|
40,000
|
-
| ||
12
|
ค่าโฆษณา
|
รว.1
|
2,000
|
-
| |||||||
20
|
เงินเดือนและค่าแรง
|
รว.1
|
6,000
|
-
| |||||||
26
|
เจ้าหนี้
|
รว.1
|
60,000
|
-
| |||||||
28
|
ค่าสาธารณูปโภค
|
รว.1
|
750
|
-
| |||||||
เงินฝากธนาคาร 12
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
|
2546
| ||||||||||
ม.ค.
|
21
|
ลูกหนี้
|
รว.1
|
30,000
|
-
|
ม.ค.
|
30
|
ค่าเช่า
|
รว.1
|
5,000
|
-
|
ลูกหนี้ 13
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
|
2546
| ||||||||||
ม.ค.
|
15
|
รายได้ค่าบริการซ่อม
|
รว.1
|
65,000
|
-
|
ม.ค.
|
21
|
เงินฝากธนาคาร
|
รว.1
|
30,000
|
-
|
อุปกรณ์ซ่อม 15
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
2
|
เงินสด
|
รว.1
|
150,000
|
-
| ||||||
8
|
เงินสด
|
รว.1
|
40,000
|
-
| |||||||
เจ้าหนี้
|
รว.1
|
60,000
|
-
| ||||||||
เจ้าหนี้ 21
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
|
2546
| ||||||||||
ม.ค.
|
26
|
เงินสด
|
รว.1
|
60,000
|
-
|
ม.ค.
|
8
|
อุปกรณ์ซ่อม
|
รว.1
|
60,000
|
-
|
ทุน-นายบำรุง 31
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
1
|
เงินสด
|
รว.1
|
400,000
|
-
| ||||||
รายได้ค่าซ่อม 41
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
5
|
เงินสด
|
รว.1
|
15,000
|
-
| ||||||
15
|
ลูกหนี้
|
รว.1
|
65,000
|
-
| |||||||
เงินเดือนและค่าแรง 51
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
20
|
เงินสด
|
รว.1
|
6,000
|
-
| ||||||
ค่าเช่า 52
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
1
|
เงินฝากธนาคาร
|
รว.1
|
5,000
|
-
| ||||||
ค่าโฆษณา 53
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
12
|
เงินสด
|
รว.1
|
2,000
|
-
| ||||||
ค่าสาธารณูปโภค 54
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เดบิต
|
วันที่
|
รายการ
|
หน้าบัญชี
|
เครดิต
| ||||
2546
| |||||||||||
ม.ค.
|
28
|
เงินสด
|
รว.1
|
750
|
-
| ||||||
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น